Im większe przedsiębiorstwo, tym trudniej okiełznać sprawy papierkowe związane z rachunkami, wydatkami, bilansami i wszystkim tym, co spędza sen z powiek księgowych, menadżerów, a często i samych właścicieli. Problem staje się jeszcze większy, gdy sytuacja zewnętrzna zmusza nas do pracy zdalnej. Zamiast tonąć w dokumentach i budować piramidy z teczek i segregatorów, można jednak skorzystać z alternatywnego rozwiązania. Mowa o systemie elektronicznym, który – krótko mówiąc – ułatwia zarządzanie firmą na kwarantannie i nie tylko.
System kontroli kosztów EXTRANET został stworzony po to, by umożliwić przedsiębiorcom jak najwydajniejszą analizę wszelkich wydatków, jakie ponosi ich firma. Jego zadaniem jest gromadzenie kompletnej dokumentacji dotyczącej nabywanych mediów (energii elektrycznej, paliwa gazowego, wody, internetu i innych) w jednym miejscu oraz jej sprawne przetwarzanie. W efekcie otrzymujemy pełen zestaw danych w formie przejrzystych wykresów i tabel, co znacząco ułatwia zarządzanie finansami firmy.
Zdalna kontrola wydatków przedsiębiorstwa – jak to działa?
Sposób korzystania z EXTRANET-u jest bardzo prosty. System archiwizuje wszystkie dane z faktur, refaktur i umów, umożliwiając szybki wgląd do nich w każdej chwili i z każdego miejsca. Dostęp do platformy może otrzymać każdy upoważniony pracownik firmy poprzez panel logowania, co zdecydowanie upraszcza procesy wewnętrzne – na przykład transfer dokumentów między zarządem a działem księgowym.
Możliwość kontrolowania wydatków na bieżąco niesie ze sobą liczne korzyści: chociażby ułatwia przeprowadzenie audytu energetycznego czy zaplanowanie budżetu na kolejny okres rozliczeniowy. Wszystko dzięki dokładnej analizie zgromadzonych danych. EXTRANET zapewnia bowiem nie tylko stały dostęp do dokumentacji, ale również szczegółowe raporty z wydatków za media. Zaawansowane możliwości analityczne w połączeniu z intuicyjnym, łatwym do opanowania interfejsem sprawiają, że system ten staje się niezwykle wartościowym narzędziem w rękach przedsiębiorcy.
Zdalne zarządzanie kosztami firmy a bezpieczeństwo danych
Z racji tego, że EXTRANET gromadzi cenną dla firmy dokumentację, cały system (zarówno software, jak i hardware) został przygotowany w uwzględnieniem rygorystycznych norm bezpieczeństwa informacji. Dane firmowe są przechowywane w monitorowanej serwerowni na najwyższej klasy sprzęcie (renomowanej marki CISCO z oprogramowaniem Microsoftu), i opatrzone szeregiem zabezpieczeń, takich jak firewall, szyfrowanie transmisji czy protokół SSL. Wszystko to sprawia, że archiwizowane informacje są w 100% bezpieczne, a dostęp do nich posiadają wyłącznie upoważnione przez zarząd osoby.
Krótko mówiąc: koniec z papierologią. Przenieś dokumentację swojej firmy do sieci i miej wydatki pod kontrolą, gdziekolwiek jesteś. A w efekcie – oszczędzaj efektywniej!
Dowiedz się więcej!
Zapraszamy do kontaktu po szczegółowe informacje o systemie EXTRANET i jego możliwościach.