Nie jest łatwo zarządzać wydatkami przedsiębiorstwa w dzisiejszych czasach. Polski system podatkowy w styczniu tego roku wszedł na nowy poziom skomplikowania, a potrzeba oszczędzania stała się jeszcze bardziej paląca. Z finansowymi wyzwaniami zdecydowanie łatwiej się mierzyć, jeśli masz przy sobie właściwe narzędzia. Jednym z nich jest EXTRANET od Euro-Energii, czyli… no właśnie, co? Zapraszamy na serię ważnych pytań i konkretnych odpowiedzi.
Czym jest system EXTRANET i kto za nim stoi?
Extranet to aplikacja, która gromadzi, przetwarza i analizuje wszelkie wydatki, jakie ponosi firma. Jej zadaniem jest usprawnienie procesów zarządzania kosztami przedsiębiorstw tak, aby były one jak najbardziej ekonomiczne. Oprogramowanie zostało zaprojektowane przez nas – firmę Euro-Energia, która nieprzerwanie od 2004 roku wspiera właścicieli i menadżerów polskich firm w oszczędnym gospodarowaniu energią elektryczną i gazową. Również my odpowiadamy za sprawne funkcjonowanie EXTRANET-u, administrowanie nim i ochronę zgromadzonych tam danych.
Jakie funkcje oferuje ten system?
Po pierwsze EXTRANET pełni funkcję praktycznego agregatora danych o wydatkach firmy. Informacje o opłatach za media, zużyciu tych mediów, podziale umów energetycznych, faktur, refaktur i wiele innych – to wszystko jest dostępne w każdej chwili dla każdej osoby posiadającej uprawnienia. Zamiast przetrząsania szaf pełnych segregatorów wystarczy kilka kliknięć i już wiesz wszystko.
Po drugie system samodzielne tworzy raporty, z których łatwo odczytasz interesujące Cię dane. Są to np. kompleksowe zestawienia zużycia i kosztów mediów, listy obiektów i przyłączy, jakimi dysponuje Twoja firma, czy szczegóły podpisanych umów z dostawcami energii. Zaprezentowane w czytelny sposób ułatwiają wyciąganie wniosków i podejmowanie kluczowych decyzji.
Po trzecie aplikacja dynamicznie generuje dokumenty, takie jak skany umów, pisma, wnioski, zaświadczenia czy udzielone pełnomocnictwa. W każdym momencie możesz otrzymać taki dokument, zupełnie jakby leżał tuż obok na Twoim biurku.
Dlaczego moja firma powinna zainteresować się EXTRANET-em?
Powodów jest przynajmniej kilka. Przede wszystkim:
- dzięki EXTRANET-owi możesz trzymać wszystkie istotne dane o finansach firmy w jednym miejscu;
- Ty i wyznaczeni przez Ciebie pracownicy macie do nich wgląd w każdej chwili i z każdego miejsca z dostępem do internetu;
- intuicyjny interfejs i przejrzysta forma prezentacji danych usprawni pracę działu księgowego czy operacyjnego;
- o wiele łatwiej zidentyfikujesz przestrzenie do poprawy, np. w zakresie efektywności energetycznej;
- oszczędzanie będzie przebiegać w dużo bardziej kontrolowany sposób;
- planowanie budżetu okaże się łatwiejsze i dokładniejsze niż kiedykolwiek dotąd;
- audyty energetyczne staną się dużo mniejszym wyzwaniem dzięki usystematyzowanej dokumentacji.
Na ile system jest kompatybilny z tym, jak funkcjonuje i czego potrzebuje moja firma?
Na etapie projektowania systemu przewidzieliśmy jego sporą elastyczność. Nie ma dwóch identycznych firm, a co za tym idzie – każda wersja EXTRANET-u nieco się różni, bo odpowiada na różne potrzeby przedsiębiorców. Niektórzy klienci proszą nas np. o możliwość archiwizacji protokołów z obowiązkowych pomiarów instalacji elektrycznej lub danych dotyczących oświetlenia awaryjnego. Dodanie tych czy innych funkcjonalności jest jak najbardziej możliwe i zależy wyłącznie od tego, jak chcesz, aby wyglądał Twój własny EXTRANET. My z reguły proponujemy to, co najważniejsze, ale to nie znaczy, że na tym musimy poprzestać. Jako użytkownik EXTRANET-u jesteś więc poniekąd jego współtwórcą i masz wpływ na ostateczny kształt narzędzia.
Mam trzymać tam wszystkie dokumenty? Czy to bezpieczne?
Jesteśmy świadomi potencjalnych zagrożeń związanych z niechcianym dostępem do poufnych informacji w sieci. Dlatego zadbaliśmy o najwyższej klasy zabezpieczenia w postaci firewalli, szyfrowanych transmisji czy protokołu SSL. Dane naszych klientów są przechowywane w monitorowanej serwerowni na sprzęcie zaufanej marki CISCO z oprogramowaniem Microsoftu. System regularnie wykonuje kopie zapasowe. To wszystko sprawia, że zarchiwizowane dokumenty są w pełni bezpieczne i nie trafią w niepowołane ręce.
Ile kosztuje EXTRANET?
Przedział, w którym zamyka się standardowa subskrypcja EXTRANET-u, to od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie. Dlaczego nie możemy podać Ci teraz dokładnej sumy? Ponieważ wszystko zależy od tego, jakie funkcjonalności zaaplikujemy do wersji systemu przygotowanej dla Ciebie. Kwestia ceny z pewnością wyklaruje się więc w trakcie rozmów o Twoich potrzebach, jakim będziemy starali się sprostać.
Sprawdź EXTRANET u siebie!
Porozmawiajmy o tym, jak Twoja firma może wykorzystać możliwości naszego systemu.